Überlastung beim Chef ansprechen: so sagst du es, ohne dich zu rechtfertigen

Kurz gesagt

Leg die Aufgaben auf den Tisch statt deiner Erschöpfung allein, sag, was sich nicht schaffen lässt, und bitte um eine Entscheidung über Prioritäten — die liegt bei deiner Führungskraft, nicht bei dir.

Von Taro Turtle · 23. Oktober 2026

Überlastung anzusprechen fühlt sich für viele wie ein Eingeständnis an. Dabei ist es eine Information, die deine Führungskraft braucht: Wenn mehr Arbeit da ist als Zeit, wird ohnehin etwas liegen bleiben. Die Frage ist nur, ob das jemand entscheidet oder ob es zufällig passiert.

Das Gespräch wird leichter, wenn du es nicht als Beschwerde führst, sondern als Planungsgespräch: Hier ist, was ansteht, hier ist, was ich schaffe, bitte entscheide mit mir, was zuerst kommt.

Gespräch mit dem Chef wegen Überlastung: so bereitest du es vor

Je konkreter du ins Gespräch gehst, desto weniger musst du dich rechtfertigen. Eine halbe Stunde Vorbereitung reicht meistens, und am Ende steht eine Liste, über die man Interessen statt Positionen verhandeln kann: Was ist wem wichtig, und was kann warten?

Alle laufenden Aufgaben mit Frist und geschätzter Stundenzahl.
Was in den letzten Wochen schon liegen geblieben ist oder nur mit Überstunden ging.
Zwei oder drei Vorschläge: was sich verschieben, abgeben oder vereinfachen lässt.
Die eine Entscheidung, um die du am Ende bittest.

Überlastungsanzeige: was sie ist und wann sie dazukommt

Eine Überlastungsanzeige ist eine schriftliche Mitteilung an den Arbeitgeber, dass du deine Aufgaben mit der vorhandenen Zeit oder Besetzung nicht mehr ordnungsgemäß erfüllen kannst — und welche Folgen das haben kann. Der Begriff steht so in keinem Gesetz; abgeleitet wird sie meist aus den Pflichten der Beschäftigten nach dem Arbeitsschutzgesetz (§§ 15–16 ArbSchG), Gefahren für Sicherheit und Gesundheit zu melden, und aus den gegenseitigen Rücksichtspflichten im Arbeitsverhältnis. Verbreitet ist sie vor allem in Pflege, Kita und öffentlichem Dienst.

Sie ersetzt das Gespräch nicht, sondern kommt dazu, wenn ein Gespräch nichts geändert hat oder wenn durch die Überlastung Menschen zu Schaden kommen könnten. Hinein gehören: Datum, die konkrete Lage (welche Aufgaben, welche Besetzung), was dadurch nicht oder nicht sicher erledigt werden kann, und was du bereits unternommen hast. Behalte eine Kopie. Ob und wie sie dich im Einzelfall rechtlich entlastet, lässt sich nicht pauschal sagen. Bei Fragen zu deinen Rechten sind Betriebs- oder Personalrat und Gewerkschaft die richtigen Stellen; diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Warum es oft schiefgeht

Der Satz, der meistens kommt

„Sie laden ständig alles bei mir ab, und das merkt hier offenbar keiner.“

„Ständig“, „alles“ und „keiner“ sind Verallgemeinerungen, und „abladen“ unterstellt eine Absicht. Deine Führungskraft wird zuerst widersprechen — und danach über deinen Ton reden statt über die Aufgaben.

Außerdem fehlt die Bitte. Wer nur sagt, dass es zu viel ist, überlässt der anderen Seite, was daraus folgt. Oft folgt dann: nichts, oder ein „Das schaffen Sie schon“.

So kannst du anfangen

Jeder Einstieg hat vier Teile: was passiert ist, wie es dir geht, was dir wichtig ist, worum du bittest. Nimm den, der zu dir passt, und setz deine eigenen Details ein.

Sachlich

Beobachtung: Ich habe gerade drei Projekte mit Abgabe in den nächsten zwei Wochen, und seit Montag ist der Bericht für den Vorstand dazugekommen.
Gefühl: Ich bin besorgt, dass die Qualität leidet.
Bedürfnis: Mir ist wichtig, dass ich gute Arbeit abliefern kann.
Bitte: Ich bitte Sie, mit mir heute festzulegen, welche zwei Aufgaben Vorrang haben und welche bis nächsten Monat warten können.

Mit einem Vorschlag

Beobachtung: In den letzten vier Wochen habe ich jede Woche zwischen fünf und acht Überstunden gemacht.
Gefühl: Ich bin erschöpft.
Bedürfnis: Ich brauche ein Pensum, das ich dauerhaft halten kann.
Bitte: Mein Vorschlag: Ich gebe die Kundenanfragen für einen Monat an das Team ab. Können wir das bis Freitag entscheiden?

Deutlich

Beobachtung: Seit dem Weggang meiner Kollegin im August mache ich ihre Aufgaben mit; eine Vertretung war für September angekündigt.
Gefühl: Ich bin am Ende meiner Kraft und auch frustriert.
Bedürfnis: Ich brauche Verlässlichkeit bei dem, was zugesagt wurde.
Bitte: Ich bitte Sie, mir bis Ende der Woche zu sagen, wann die Stelle besetzt wird und was ich bis dahin abgeben kann.

Bevor du es ansprichst

Bitte um einen eigenen Termin, nicht um zwei Minuten zwischen Tür und Angel. „Ich möchte mit Ihnen über meine Prioritäten sprechen“ genügt als Anlass.
Bring eine Liste mit: Aufgaben, Fristen, geschätzter Aufwand. Eine Liste macht aus einem Gefühl eine Planungsfrage, und über Planung lässt sich reden.
Schlag selbst vor, was wegfallen, warten oder abgegeben werden kann. Wer Optionen mitbringt, wird als jemand gehört, der mitdenkt.
Halte das Ergebnis schriftlich fest, etwa in einer kurzen Mail danach: „Wie besprochen hat X Vorrang, Y verschiebt sich auf November.“

Wenn die andere Person antwortet

Gegenüber Das müssen Sie halt besser priorisieren.: Du Genau dabei brauche ich Sie. Welche der drei Aufgaben hat für Sie Vorrang?
Gegenüber Den anderen geht es auch nicht besser.: Du Das glaube ich. Ich kann nur für meine Aufgaben sprechen, und dafür reicht die Zeit nicht.
Gegenüber Das ist jetzt halt eine Phase, das geht vorbei.: Du Wie lange rechnen Sie mit dieser Phase? Ich möchte wissen, worauf ich mich einstellen kann.
Gegenüber Wenn Sie das nicht schaffen, muss ich mir überlegen, ob Sie hier richtig sind.: Du Ich will die Arbeit gut machen, darum spreche ich das an. Lassen Sie uns festlegen, was zuerst kommt.

Typische Fehler beim Überlastungsgespräch

Zu lange warten, bis schon Fristen geplatzt sind.
Nur über die eigene Erschöpfung sprechen und keine Aufgaben auf den Tisch legen.
Kolleginnen und Kollegen als Gegenbeispiel anführen („Bei X ist es viel weniger“).
Ohne konkrete Bitte aus dem Gespräch gehen.
Das Ergebnis nicht festhalten, sodass es in zwei Wochen niemand mehr weiß.

Übung: deine Liste in zehn Minuten

Schreib jede laufende Aufgabe in eine Zeile, mit Frist und geschätzten Stunden.
Zähl die Stunden zusammen und vergleiche sie mit deiner Arbeitszeit bis zur letzten Frist.
Markiere die zwei Aufgaben, die am ehesten warten oder abgegeben werden können.
Formuliere daraus deine Bitte und prüf sie im Assistenten.

Probier’s an deinem Satz

Schreib den ersten Satz, den du sagen würdest. Die Regeln des Simulators lesen mit und zeigen, welche Wörter die andere Person in die Verteidigung bringen.

Dein erster Satz

Noch kein Satz. Die markierten Wörter und die Frage dazu erscheinen hier.

Das ganze Gespräch vorbereiten

Drei Schritte, dein Satz kommt mit. Ohne Konto, nichts wird gespeichert.

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Häufige Fragen

Was ist eine Überlastungsanzeige?

Eine schriftliche Mitteilung an den Arbeitgeber, dass die Arbeit mit der vorhandenen Zeit oder Besetzung nicht mehr ordnungsgemäß zu schaffen ist und welche Folgen das haben kann. Sie hält fest, dass du auf die Lage hingewiesen hast; was daraus rechtlich folgt, hängt vom Einzelfall ab. Betriebs- oder Personalrat und Gewerkschaft helfen beim Formulieren.

Wie schreibe ich eine Überlastungsanzeige?

Sachlich und konkret: Datum, welche Aufgaben bei welcher Besetzung anstehen, was dadurch nicht oder nicht sicher erledigt werden kann und was du schon versucht hast. Keine Vorwürfe, keine Verallgemeinerungen. Gib sie an deine Führungskraft und behalte eine Kopie.

Wie sage ich meinem Chef, dass ich überlastet bin?

Mit konkreten Aufgaben und Fristen statt mit einem allgemeinen „zu viel“, mit einem Satz dazu, wie es dir damit geht, und mit einer Bitte um eine Entscheidung über Prioritäten. Am besten in einem eigenen Termin und mit einem Vorschlag, was warten kann.

Wirke ich schwach, wenn ich Überlastung anspreche?

Meist wirkt das Gegenteil: Wer früh und sachlich sagt, was nicht mehr zu schaffen ist, zeigt Überblick. Schwach wirkt eher, wenn Fristen ohne Vorwarnung platzen.

Was tun, wenn der Chef auf Überlastung nicht reagiert?

Halte das Gespräch schriftlich fest und frag nach einem konkreten Termin für die Entscheidung. Wenn sich trotzdem nichts ändert, können Betriebs- oder Personalrat, Personalabteilung, Gewerkschaft oder die nächsthöhere Führungsebene Ansprechpartner sein.

Was, wenn ich schon nicht mehr schlafen kann?

Dann ist es mehr als ein Planungsthema. Sprich mit deiner Hausärztin oder deinem Hausarzt. Dieses Gespräch mit der Führungskraft bleibt trotzdem sinnvoll, ersetzt aber keine Behandlung.

Die vier Schritte Beobachtung, Gefühl, Bedürfnis und Bitte stützen sich auf die Arbeit von Dr. Marshall Rosenberg und des Center for Nonviolent Communication (cnvc.org). Diese Seite wird nicht von einer CNVC-zertifizierten Trainerin oder einem CNVC-zertifizierten Trainer betrieben.